Uppförandekod för leverantörer
1. Bakgrund och syfte
1.1 Bakgrund
För att säkerställa att Security Store Sweden AB efterlever gällande lagar och förordningar samt företagets värderingar har bolaget utvecklat ett antal styrande dokument som gäller i hela verksamheten, inklusive denna policy. Security Store Sweden AB är specialiserat på säkerhetsprodukter och säkerhetstjänster som skyddar människor och egendom. Verksamheten bedrivs med kundernas trygghet och förtroende i fokus, ett engagemang i lokalsamhället och ett starkt hållbarhetsarbete.
1.2 Syfte
Security Store Sweden AB har utvecklat en uppförandekod som omfattar samtliga leverantörer. Varje leverantör har det yttersta ansvaret för att säkerställa efterlevnad av denna kod.
Uppförandekoden bygger på Security Store Sweden AB:s värderingar och vision. Syftet med koden är att säkerställa att Security Stores leverantörer inte är inblandade i korruption, mutor eller andra olagliga aktiviteter som kan skada det förtroende som företaget har byggt upp. Det är av största vikt att varje leverantör konkurrerar på lika villkor för att främja en sund och effektiv konkurrens samt en hållbar marknad.
Samarbetet mellan Security Store och dess leverantörer ska baseras på oberoende och ömsesidigt förtroende. Varor, tjänster och uppdrag ska utföras i enlighet med gällande lagstiftning. Denna uppförandekod gäller för hela leverantörskedjan.
1.3 Värdeord och vision
1.3.1 Värdeord
* Långsiktig – Vi prioriterar långsiktiga relationer och hållbara säkerhetslösningar med kundernas trygghet i fokus.
* Närvarande – En lokal och närvarande organisation som skapar goda relationer med våra kunder och samarbetspartners.
* Innovativ – Engagerade och nytänkande medarbetare i en organisation med effektiva beslutsvägar.
* Affärsmässig – Alla beslut som medarbetarna tar utifrån värdeorden Långsiktig, Närvarande och Innovativ ska baseras på ett affärsmässigt ställningstagande där det som ger mest långsiktigt värde för bolagets ägare ska vara vägledande.
1.3.2 Vision
Security Store Sweden AB:s vision är att skapa trygghet för fler genom säkra miljöer där människor kan leva utan oro. Våra säkerhetslösningar utvecklas och levereras med ansvar för nuvarande och kommande generationers behov.
2. Målgrupp
Policyn ska tillämpas av Security Store Sweden AB och samtliga helägda enheter inom bolaget (inklusive eventuella dotterbolag) samt i alla samarbeten med leverantörer.
3. Leverantörskrav
3.1 Mänskliga rättigheter
3.1.1 Jämställdhet, diskriminering och inkludering
Leverantören åtar sig att aktivt arbeta mot diskriminering och säkerställa likabehandling. Vidare åligger det leverantören att aktivt verka för jämställdhet och mångfald i sin egen organisation samt i förhållande till sina kunder och samarbetspartners. Leverantören ska motverka och aldrig tolerera diskriminering, hot eller trakasserier på grund av kön, ålder, könsidentitet, etnisk tillhörighet, religiös trosuppfattning eller sexuell läggning på arbetsplatsen.
3.1.2 Samhällsengagemang och samhällsutveckling
Leverantören bör engagera sig i samhället på ett inkluderande, rättvist, genusmedvetet och kulturellt anpassat sätt, samtidigt som mänskliga rättigheter respekteras. Security Store uppmuntrar leverantören att engagera sig och bidra till samhällsutvecklingen på ett sätt som ligger i linje med leverantörens verksamhet.
3.1.3 Åsikts- och yttrandefrihet samt rätt till integritet
Leverantören åtar sig att respektera medarbetarnas åsikts- och yttrandefrihet och ska inte kränka medarbetare genom att obehörigen offentliggöra personliga uppgifter. Vid insamling, behandling eller lagring av personuppgifter om medarbetare eller andra individer ska leverantören respektera individens rätt till integritet och följa tillämplig dataskyddslagstiftning.
3.1.4 Barnarbete
Leverantören åtar sig att ha en tydlig policy för att bekämpa barnarbete och att varken delta i eller dra fördel av någon form av barnarbete. Detta åtagande följer principerna i Children’s Rights and Business Principles.
Leverantören ska säkerställa att ingen anställs som inte uppnått minimiåldern för arbete enligt tillämplig lagstiftning. Minimiåldern definieras som den ålder då ett barn har avslutat grundskolan, vilket vanligtvis är 15 år. Minderåriga får enbart arbeta under säkra förhållanden och med ofarliga arbetsuppgifter, i enlighet med gällande lagstiftning.
Om leverantören upptäcker att barnarbete förekommer i verksamheten ska leverantören vidta åtgärder utifrån barnets bästa. Detta kan innebära att barnet får adekvat stöd och att situationen hanteras på ett sätt som säkerställer barnets välbefinnande och rättigheter.
3.1.5 Arbete under tvång
Leverantören åtar sig att säkerställa att arbete under tvång, hot eller trakasserier aldrig förekommer. Allt arbete som utförs ska vara frivilligt, och medarbetare har rätt att avsluta sin anställning med en rimlig uppsägningstid. Detta innebär att leverantören inte får dra fördel av ofrivilligt fängelsearbete, slavliknande arbete, tvångsarbete eller arbete under hot om straff. Leverantören får inte undanhålla identitetshandlingar, arbetstillstånd eller lön i syfte att tvinga kvar medarbetare i anställning.
3.2 Arbetsrättigheter
3.2.1 Arbetsförhållanden
Leverantören åtar sig att respektera de mänskliga rättigheterna enligt FN:s deklaration. Detta ansvar gäller både inom den egna verksamheten och gentemot leverantörens underleverantörer.
3.2.2 Löner och anställningsvillkor
Leverantören åtar sig att följa lagstadgade minimikrav gällande lön, arbetstid och övertid enligt ILO-konventioner, nationell lagstiftning eller gällande kollektivavtal. Lön ska alltid betalas ut regelbundet, på avtalad tidpunkt och i sin helhet.
3.2.3 Arbetsmiljö och säkerhet
Leverantören åtar sig att tillhandahålla en säker och hälsosam arbetsmiljö för medarbetarna samt följa alla tillämpliga arbetsmiljölagar och -regler. Medarbetare ska informeras om eventuella hälsorisker som arbetsuppgifterna kan medföra. Leverantören ska se till att medarbetarna har tillgång till och använder adekvat skyddsutrustning i arbetet samt att de omfattas av en giltig olycksfallsförsäkring. Det ska vara förbjudet att arbeta under påverkan av alkohol eller droger, och leverantören ska arbeta förebyggande för att motverka sådant.
Skriftliga skyddsinstruktioner ska finnas tillgängliga för medarbetarna. Leverantören ska dessutom dokumentera och anmäla alla tillbud enligt nationell praxis. Ett aktivt arbete ska bedrivas för att minimera olyckor och arbetsskador.
Leverantören ansvarar för att nödutgångar på arbetsplatsen är tydligt markerade, ordentligt upplysta och fria från blockeringar.
3.2.4 Föreningsfrihet
Leverantören åtar sig att tillse att medarbetare har rätt att engagera sig fackligt och utöva föreningsfrihet, samt att de kan förhandla kollektivt om löner, förmåner och andra arbetsvillkor.
3.2.5 Arbetsplatsförhållanden
Leverantören åtar sig att som minimum tillhandahålla fri tillgång till dricksvatten och toaletter för medarbetare och besökare. Medarbetare ska också ha rätt till pauser och raster som är skäliga i förhållande till arbetet, inklusive kortare avbrott vid behov. Leverantören ska se till att arbetsutrymmen är rena, väl upplysta och anpassade efter de arbetsuppgifter som ska utföras.
3.3 Miljö och klimat
3.3.1 Miljöpåverkan
Leverantören åtar sig att bedriva sin verksamhet med minsta möjliga negativa påverkan på miljön och ska säkerställa att medarbetarna har tillräcklig kunskap och kompetens för att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett miljömässigt säkert och hållbart sätt. En hållbar användning av material, energi och andra resurser ska alltid eftersträvas. Skadliga ämnen och avfall ska hanteras ansvarsfullt och i enlighet med gällande lagar, regler och lokala anvisningar. Medarbetare ska arbeta för att minimera utsläpp, effektivisera användningen av mark, material och energi samt i första hand välja hållbara material och arbetsmetoder.
Leverantören ska sträva efter att utveckla och sprida miljövänlig teknik när så är möjligt, och i övrigt bedriva ett proaktivt miljöarbete – till exempel genom att effektivisera energiförbrukning och resursanvändning.
3.3.2 Försiktighetsprincipen
Leverantören åtar sig att alltid tillämpa försiktighetsprincipen i miljöarbetet, med målet att minska verksamhetens miljöpåverkan. Om det råder osäkerhet kring miljöpåverkan av vissa ämnen, material eller processer ska leverantören avstå från användning om möjligt.
3.3.3 Miljölagstiftning och miljöledning
Leverantören ska inneha alla nödvändiga miljötillstånd och licenser för sin verksamhet samt uppfylla de krav och rapporteringsåtaganden som följer av dessa. Om leverantörens verksamhet har en negativ klimatpåverkan måste leverantören ha rutiner för att systematiskt ta hänsyn till miljöaspekter. Detta inkluderar att ha ett miljöledningssystem med handlingsplaner för att förbättra leverantörens miljöarbete genom tydliga mål och uppföljningar. Dessutom ska leverantören utbilda, informera och skapa medvetenhet hos sina medarbetare i miljöfrågor.
3.3.4 Avfallshantering och transport
Leverantören åtar sig att hantera och återvinna avfall på ett så miljövänligt och spårbart sätt som möjligt. Leverantören ska sträva efter att minska miljöpåverkan från transporter genom att prioritera bränsleeffektiva fordon med låga utsläpp för transport och logistik när så är möjligt.
3.4 Affärsetik
Samtliga leverantörer förväntas följa gällande lagar och bestämmelser som reglerar deras verksamhet, inklusive miljölagstiftning, konkurrenslagar, arbetsrättslig lagstiftning, skattelagstiftning, säkerhetskrav och övriga tillämpliga regler.
3.4.1 Mutbrott och korruption
Leverantören åtar sig att upprätthålla hög affärsetik och integritet i alla delar av sin organisation. Ingen form av muta, bestickning, bedrägeri, penningtvätt eller korruption är tillåten.
Leverantörens medarbetare förväntas agera strikt professionellt och ska aldrig erbjuda, utlova, ge, begära eller ta emot olämpliga gåvor. Det inkluderar exempelvis kontanter, produkter, tjänster, nöjesresor eller annan form av förmån eller underhållning.
En förmån eller fördel som erbjuds en medarbetare av en extern part är otillbörlig om den påverkar eller riskerar att påverka medarbetarens objektivitet och förmåga att fatta affärsmässigt välgrundade beslut. Gåvor, underhållning, ersättning och personliga förmåner får endast erbjudas en tredje part om de är av ringa värde och i enlighet med sedvanlig affärspraxis.
3.4.2 Rättvis konkurrens
Leverantören åtar sig att bygga sin verksamhet på en sund affärskultur och främja rättvis konkurrens. Detta åtagande innebär att leverantören alltid ska följa gällande konkurrenslagstiftning, som bland annat förbjuder avtal och överenskommelser som inskränker konkurrensen. Leverantören ska till exempel undvika prisfixering, uppdelning av kunder eller geografiska marknader, kartellbildning samt missbruk av dominerande ställning.
3.4.3 Skydd av rättigheter och information
Leverantören måste respektera Security Store Sweden AB:s immateriella rättigheter och skydda företagets information. Leverantören får endast använda eller vidarebefordra information och data som är nödvändiga för uppdraget, och då enbart i enlighet med avtal samt tillämplig lagstiftning.
3.4.4 Varumärke
Leverantören åtar sig att inte använda Security Store Sweden AB:s namn, varumärke eller andra kännetecken utan att detta först har godkänts skriftligt av Security Store.
4. Roller och ansvar
Security Store Sweden AB:s Styrelse är ägare av denna policy.
5. Undantag
Det finns inga undantag från denna policy. Om undantag från policyn ändå måste göras ska dessa definieras och dokumenteras. Alla undantag ska presenteras och godkännas av Security Store Sweden AB:s styrelse.
6. Bevis på efterlevnad
Uppförandekoden godkänns av styrelsen. Ledningen för Security Store Sweden AB är ansvariga för att övervaka efterlevnaden av uppförandekoden på det sätt som anses lämpligt för ändamålet. Ledningen bör årligen rapportera till styrelsen om efterlevnaden av koden samt de åtgärder som har vidtagits under året för att säkerställa kännedom om och efterlevnad av den.