Uppförandekod för leverantörer
1. Bakgrund och syfte
1.1 Bakgrund
För att säkerställa att Security Store Sweden AB efterlever gällande lagar och andra bindande krav samt verkar i linje med bolagets övergripande policy för kvalitet, miljö och ansvar har bolaget utvecklat ett antal styrande dokument, inklusive denna uppförandekod för leverantörer.
Security Store Sweden AB är specialiserat på produkter och lösningar som bidrar till en tryggare och säkrare vardag för privatpersoner och professionella användare. Verksamheten bedrivs med kundernas trygghet och förtroende i fokus, med ansvar för kvalitet, miljö, affärsetik, dataskydd och hållbar utveckling.
1.2 Syfte
Security Store Sweden AB har utvecklat en uppförandekod som omfattar samtliga leverantörer. Varje leverantör ansvarar för att säkerställa efterlevnad av denna kod i den egna verksamheten och, där det är relevant, i sin egen leverantörskedja.
Syftet med uppförandekoden är att tydliggöra Security Stores krav på affärsetik, laglydnad, arbetsvillkor, mänskliga rättigheter, miljöhänsyn, dataskydd och ansvarsfullt företagande. Koden ska bidra till sunda affärsrelationer, rättvis konkurrens och en hållbar marknad.
Samarbetet mellan Security Store och dess leverantörer ska bygga på oberoende, professionalism, transparens och ömsesidigt förtroende. Varor, tjänster och uppdrag ska utföras i enlighet med gällande lagstiftning, avtalade krav och denna uppförandekod.
1.3 Utgångspunkter
Denna uppförandekod utgår från Security Store Sweden AB:s övergripande policy för kvalitet, miljö och ansvar. Vår vision är att snabbt skapa en tryggare och bättre vardag för människor och företag genom att erbjuda pålitliga säkerhetsprodukter, snabba, hållbara leveranser och hög tillgänglighet.
Vårt arbete bygger bland annat på principerna i ISO 9001 (kvalitet) och ISO 14001 (miljö). Vi är i dagsläget inte ISO-certifierade, men arbetar enligt dessa grundläggande principer.
2. Målgrupp och tillämpning
Denna uppförandekod gäller för samtliga leverantörer, tillverkare, distributörer, konsulter, transport- och logistikpartners, underleverantörer och andra affärspartners som levererar varor eller tjänster till Security Store Sweden AB eller verkar för bolagets räkning.
Leverantören ansvarar för att relevanta delar av denna uppförandekod kommuniceras vidare i den egna leverantörskedjan och efterlevs i den omfattning som är tillämplig.
3. Leverantörskrav
3.1 Mänskliga rättigheter
3.1.1 Jämställdhet, diskriminering och inkludering
Leverantören åtar sig att aktivt motverka diskriminering och säkerställa likabehandling. Leverantören ska verka för jämställdhet och mångfald i sin organisation samt aldrig tolerera diskriminering, hot, trakasserier eller annan kränkande behandling på grund av kön, ålder, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller annan skyddad grund enligt tillämplig lagstiftning.
3.1.2 Samhällsengagemang och samhällsutveckling
Security Store uppmuntrar leverantörer att agera ansvarsfullt i samhället och bidra till en hållbar samhällsutveckling på ett sätt som ligger i linje med leverantörens verksamhet, samtidigt som mänskliga rättigheter respekteras.
3.1.3 Åsikts- och yttrandefrihet samt rätt till integritet
Leverantören ska respektera medarbetares åsikts- och yttrandefrihet samt skydda individers personliga integritet. Vid insamling, behandling eller lagring av personuppgifter om medarbetare eller andra individer ska leverantören följa tillämplig dataskyddslagstiftning och behandla uppgifter på ett lagligt, korrekt och säkert sätt.
3.1.4 Barnarbete
Leverantören åtar sig att ha en tydlig policy för att bekämpa barnarbete och att varken delta i eller dra fördel av någon form av barnarbete. Detta åtagande ska minst motsvara tillämplig nationell lagstiftning och relevanta internationella principer.
Leverantören ska säkerställa att ingen anställs som inte uppnått minimiåldern för arbete enligt tillämplig lagstiftning. Minderåriga får endast arbeta under säkra förhållanden och med arbetsuppgifter som är tillåtna enligt lag.
Om leverantören upptäcker att barnarbete förekommer ska leverantören omedelbart vidta åtgärder med barnets bästa i fokus och säkerställa att situationen hanteras ansvarsfullt och lagenligt.
3.1.5 Arbete under tvång
Leverantören åtar sig att säkerställa att arbete under tvång, hot, skuldberoende, trakasserier eller annan form av ofrivilligt arbete aldrig förekommer. Allt arbete ska vara frivilligt, och medarbetare ska ha rätt att avsluta sin anställning med rimlig uppsägningstid i enlighet med tillämplig lagstiftning eller avtal.
Leverantören får inte undanhålla identitetshandlingar, arbetstillstånd, lön eller andra tillhörigheter i syfte att tvinga kvar medarbetare i arbete.
3.2 Arbetsrättigheter
3.2.1 Arbetsförhållanden
Leverantören åtar sig att respektera mänskliga rättigheter och grundläggande arbetsrättsliga principer i den egna verksamheten och, där det är relevant, gentemot sina underleverantörer.
3.2.2 Löner och anställningsvillkor
Leverantören åtar sig att följa lagstadgade minimikrav gällande lön, arbetstid, raster, vila och övertid enligt tillämplig lagstiftning, kollektivavtal eller branschpraxis. Lön ska betalas ut regelbundet, på avtalad tid och i sin helhet.
3.2.3 Arbetsmiljö och säkerhet
Leverantören åtar sig att tillhandahålla en säker och hälsosam arbetsmiljö samt följa tillämpliga arbetsmiljölagar och regler. Medarbetare ska informeras om risker kopplade till arbetet och ha tillgång till relevant skyddsutrustning, instruktioner och utbildning.
Leverantören ska arbeta systematiskt för att förebygga olyckor, arbetsskador, ohälsa, alkohol- och drogrelaterade risker samt andra arbetsmiljöproblem. Nödutgångar ska vara tydligt markerade, fria från blockeringar och tillgängliga.
3.2.4 Föreningsfrihet
Leverantören åtar sig att respektera medarbetares rätt att organisera sig fackligt, utöva föreningsfrihet och, där det är tillämpligt, förhandla kollektivt i enlighet med lag och etablerade principer.
3.2.5 Arbetsplatsförhållanden
Leverantören åtar sig att som minimum tillhandahålla tillgång till dricksvatten, toaletter och rimliga pauser samt att säkerställa att arbetsutrymmen är rena, väl upplysta och anpassade efter de arbetsuppgifter som ska utföras.
3.3 Miljö och klimat
3.3.1 Miljöpåverkan
Leverantören åtar sig att bedriva sin verksamhet med minsta möjliga negativa påverkan på miljön och ska säkerställa att medarbetare har tillräcklig kunskap och kompetens för att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett miljömässigt ansvarsfullt sätt.
En hållbar användning av material, energi och andra resurser ska eftersträvas. Skadliga ämnen och avfall ska hanteras ansvarsfullt och i enlighet med gällande lagar, regler och lokala anvisningar. Leverantören ska arbeta för att minska utsläpp, resursförbrukning och onödigt avfall.
3.3.2 Försiktighetsprincipen
Leverantören åtar sig att tillämpa försiktighetsprincipen i sitt miljöarbete. Om det råder osäkerhet kring miljö- eller hälsopåverkan av vissa material, ämnen eller processer ska leverantören, när det är möjligt, välja säkrare alternativ.
3.3.3 Miljölagstiftning och miljöledning
Leverantören ska inneha nödvändiga miljötillstånd, registreringar och licenser för sin verksamhet samt uppfylla de krav och rapporteringsåtaganden som följer av dessa.
Om leverantörens verksamhet har en väsentlig miljö- eller klimatpåverkan ska leverantören ha dokumenterade rutiner för att systematiskt hantera relevanta miljöaspekter. Detta kan exempelvis omfatta miljömål, handlingsplaner, uppföljning, ansvarsfördelning och utbildning.
3.3.4 Avfallshantering och transport
Leverantören åtar sig att hantera och återvinna avfall på ett miljöansvarigt och spårbart sätt. Leverantören ska också sträva efter att minska miljöpåverkan från transporter genom att, där det är rimligt, prioritera effektiva logistiklösningar och transportalternativ med lägre utsläpp.
3.4 Affärsetik och informationsansvar
Samtliga leverantörer förväntas följa gällande lagar och bestämmelser som reglerar deras verksamhet, inklusive miljölagstiftning, konkurrenslagstiftning, arbetsrättslig lagstiftning, skattelagstiftning, dataskyddsregler och andra tillämpliga krav.
3.4.1 Mutbrott och korruption
Leverantören åtar sig att upprätthålla hög affärsetik och integritet i alla delar av sin organisation. Ingen form av muta, bestickning, bedrägeri, penningtvätt eller korruption är tillåten.
Leverantörens medarbetare ska aldrig erbjuda, utlova, ge, begära eller ta emot otillbörliga gåvor, förmåner eller annan ersättning som kan påverka eller riskera att påverka objektivitet eller affärsmässiga beslut.
Gåvor, representation eller andra förmåner får endast förekomma om de är av ringa värde, förenliga med lag, sedvanlig affärspraxis och inte riskerar att uppfattas som otillbörliga.
3.4.2 Rättvis konkurrens
Leverantören åtar sig att bedriva sin verksamhet på ett sätt som främjar sund konkurrens och att följa gällande konkurrenslagstiftning. Leverantören ska exempelvis undvika prisfixering, kartellbildning, marknadsuppdelning och andra överenskommelser eller beteenden som begränsar konkurrensen.
3.4.3 Skydd av rättigheter och information
Leverantören ska respektera Security Store Sweden AB:s immateriella rättigheter och skydda bolagets information. Information, dokumentation, data och annat material som leverantören får del av genom samarbetet får endast användas för avsett ändamål och i enlighet med avtal, instruktioner och tillämplig lagstiftning.
3.4.4 Varumärke
Leverantören åtar sig att inte använda Security Store Sweden AB:s namn, varumärke eller andra kännetecken utan föregående skriftligt godkännande från Security Store.
3.4.5 Dataskydd och informationssäkerhet
Leverantören ska hantera personuppgifter och annan känslig eller konfidentiell information på ett säkert sätt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Leverantören ska ha rimliga tekniska och organisatoriska skydd åtgärder för att förebygga obehörig åtkomst, förlust, missbruk eller otillåten spridning av information.
Om leverantören behandlar personuppgifter eller annan skyddsvärd information för Security Stores räkning ska detta ske i enlighet med instruktioner, avtal och tillämpliga säkerhetskrav.
4. Roller och ansvar
Security Store Sweden AB:s styrelse är ägare av denna uppförandekod. Bolagets ledning ansvarar för att koden hålls uppdaterad och följs upp inom ramen för bolagets kvalitets-, miljö- och ansvarsstyrning.
Varje leverantör ansvarar för att koden är känd i den egna organisationen, att relevanta medarbetare och underleverantörer informeras om kraven samt att nödvändiga rutiner finns på plats för att säkerställa efterlevnad.
5. Undantag
Utgångspunkten är att inga undantag ska göras från denna uppförandekod. Om ett undantag i särskilt fall bedöms nödvändigt ska det dokumenteras, motiveras och godkännas av Security Store Sweden AB:s styrelse eller av styrelsen utsedd funktion.
6. Uppföljning och bevis på efterlevnad
Uppförandekoden godkänns av Security Store Sweden AB:s styrelse. Ledningen ansvarar för att följa upp efterlevnaden på det sätt som bedöms lämpligt med hänsyn till leverantörens roll, risknivå och affärens art.
Security Store kan begära att leverantören på begäran bekräftar efterlevnad av denna uppförandekod och lämnar relevant information, exempelvis policyer, rutiner, intyg, självutvärderingar eller annan dokumentation som är relevant för uppföljningen.
Om brister upptäcks förväntas leverantören utan oskäligt dröjsmål vidta korrigerande åtgärder. Vid allvarliga eller upprepade avvikelser kan detta påverka leverantörsrelationen.