Övergripande policy för kvalitet, miljö och ansvar
Security Store Sweden AB

Inledning och syfte

Security Store Sweden AB ("Security Store") är specialiserat på produkter och lösningar som skapar en tryggare och säkrare vardag för både privatpersoner och professionella användare inom bland annat polis, militär, räddningstjänst, ordningsvakt och väktarverksamhet.

Vår vision är att snabbt skapa en tryggare och bättre vardag för människor och företag genom att erbjuda pålitliga säkerhetsprodukter, snabba, hållbara leveranser och hög tillgänglighet.

Denna policy beskriver hur vi arbetar med kvalitetsledning, miljöansvar, mänskliga rättigheter, affärsetik, antikorruption, dataskydd och samhällsansvar. Policyn är baserad på principerna i ISO 9001 (kvalitet) och ISO 14001 (miljö). Vi är i dagsläget inte ISO certifierade, men vi arbetar enligt deras grundläggande principer.

Tillämpningsområde

Policyn omfattar hela Security Stores verksamhet – inköp, lager- och logistikflöden, e-handel, kundservice, marknadsföring, administration samt framtida utbildningsverksamhet. Policyn gäller alla medarbetare, återkommande konsulter och relevanta samarbetspartners.

Kvalitetspolicy

Security Store ska vara en pålitlig och långsiktig partner för kunder som ställer höga krav på säkerhet, funktion och efterlevnad av lagar och regler. Vårt kvalitetsarbete utgår från följande principer:

• Kundfokus: Vi utgår från kundens behov, krav och förväntningar och strävar efter att uppfylla eller överträffa dessa i varje leverans.
• Professionella produkter: Vi erbjuder i första hand utrustning avsedd för yrkesbruk och säkerställer att den uppfyller relevanta krav från lagstiftning, myndigheter och tillverkare.
• Tydlig och korrekt information: Produktinformation, storleksguider och instruktioner ska vara tydliga och uppdaterade för att möjliggöra rätt beställning, hög säkerhet i användningen och minskad risk för felköp och returer.
• Leveranssäkerhet: Vi planerar inköp, lager och leveranser för att skapa hög leveransprecision och förutsägbarhet, särskilt för myndigheter, kommuner och avtalskunder.
• Efterlevnad: Vi följer gällande lagar, föreskrifter och avtal samt tillämpar interna rutiner som säkerställer spårbarhet och efterlevnad i våra leveranser.
• Ständiga förbättringar: Vi använder avvikelser, reklamationer, kundsynpunkter och intern uppföljning som underlag för ständiga förbättringar av processer, rutiner och sortiment.

Kvantitativa kvalitetsmål 2025–2027

För att säkerställa en hög nivå på vårt kvalitetsarbete har Security Store fastställt följande mätbara kvalitetsmål:

• Kundnöjdhet:
  Vi ska uppnå och bibehålla en kundnöjdhet på minst 95 % nöjda eller mycket nöjda kunder, mätt via återkommande kundundersökningar, omdömessidor och annan insamlad feedback.
• Avvikelser och reklamationer:
  Antalet reklamationer och kvalitetsrelaterade avvikelser ska vara lägre än 1,0 % av det totala antalet order per år. Minst 90 % av alla registrerade avvikelser ska utredas och åtgärdas inom 10 arbetsdagar. Vanligt förekommande orsaker ska leda till dokumenterade korrigerande åtgärder (till exempel uppdaterad produktinformation, förändrad rutin eller åtgärd hos leverantör).
• Leveransprecision:
  Minst 97 % av alla order ska skickas från vårt lager inom utlovad leveranstid enligt våra köpvillkor, med särskild uppföljning av uppdrag och avtal med myndigheter och avtalskunder.
• Produktinformation och returer:
  Andelen returer som beror på fel storlek, fel produktval eller otydlig/otillräcklig produktinformation ska minska med 20 % till och med år 2027 (basår 2024), genom förbättrade storleksguider, tydligare produktbeskrivningar och personlig, lättillgänglig rådgivning före köp.
• Kompetens och utbildning (kvalitet):
  100 % av medarbetare inom kundservice, inköp och lager ska årligen få uppdaterad utbildning inom relevanta produktområden, kundkrav, kvalitetsrutiner och avvikelsehantering.

Kvalitetsmålen följs upp minst årligen genom nyckeltal. Utfallet, orsaker till eventuella avvikelser och föreslagna förbättringsåtgärder behandlas i ledningens genomgång och vid återkommande kvalitetsmöten.

Medarbetarnas delaktighet och kompetens

Kvaliteten i våra leveranser och vår miljöprestanda är ett ansvar för varje medarbetare. Security Store ska därför:

• introducera nya medarbetare i kvalitets- och miljöledningssystemet, våra policyer och vår uppförandekod,
• sörja för löpande kompetensutveckling inom produktkunskap, kundkrav, regelverk och hållbarhet,
• uppmuntra alla att rapportera avvikelser, risker och förbättringsförslag,
• föra en öppen dialog om kvalitet, miljö och förbättringar på återkommande möten.

Kompetensstyrning och bemanningsberedskap

För att säkerställa att vi alltid kan uppfylla våra åtaganden arbetar Security Store med en strukturerad kompetensstyrning. Vi använder en dokumenterad kompetensöversikt där relevanta medarbetare och konsulter listas med utbildningar, erfarenhet och behörigheter.

Inför nya, större uppdrag eller kundavtal – särskilt med myndigheter och andra offentliga aktörer – genomför vi en initial kompetensanalys där kundens krav jämförs med tillgänglig kompetens. Utifrån denna analys utses ansvariga personer för uppdraget.

För prioriterade uppdrag och kundavtal säkerställer vi dessutom en bemanningsberedskap genom att alltid ha både en ordinarie ansvarig resurs och en namngiven, utbildad reservresurs som kan ta över vid oförutsedda händelser (till exempel sjukdom eller annan frånvaro). Dessa resurser följs upp och uppdateras regelbundet.

Kompetensnivåer och utbildningsbehov utvärderas minst årligen och ligger till grund för vår planering av kompetensutveckling och eventuella nyrekryteringar.

Miljöpolicy

Security Store ska aktivt minimera sin negativa miljöpåverkan och bidra till en hållbar utveckling. Vårt miljöarbete fokuserar särskilt på:

• Hållbara transporter: Vi prioriterar svanenmärkta och andra miljöklassade frakter och strävar efter transportlösningar med lägre klimatpåverkan. Vi arbetar med effektiv ruttplanering och samordnade leveranser och begränsar tjänsteresor genom digitala möten där det är lämpligt.
• Minskade returer: Genom tydlig produktinformation, storleksguider och lättillgänglig personlig rådgivning inför köp hjälper vi kunder att välja rätt produkt från början, vilket minskar returtransporter, sparar resurser och minskar utsläpp.
• Resurseffektiv drift: Vi hushållar med energi och andra resurser i lager, kontor och IT-miljö och strävar efter att välja energieffektiva lösningar när utrustning byts eller uppgraderas.
• Avfall och återvinning: Vi sorterar avfall från lager och kontor, återanvänder emballage där det är lämpligt och säkerställer att avfall hanteras av godkända aktörer.
• Efterlevnad: Vi följer gällande miljölagstiftning och andra bindande krav som berör vår verksamhet, våra produkter och våra transporter.

Väsentliga miljöaspekter

De viktigaste miljöaspekterna i vår verksamhet är:

• transporter till och från vårt lager och våra kunder,
• förbrukning av emballage och annat material,
• energianvändning i lager, kontor och IT-miljö,
• returflöden och avfall från lager och kontor.

Dessa områden följs upp regelbundet och utgör grunden för våra miljömål och åtgärdsplaner.

Kvantitativa miljömål 2025–2030

För att uppfylla kraven i vårt miljöledningsarbete och MLS-standarden har Security Store fastställt följande konkreta miljömål kopplade till våra väsentliga miljöaspekter:

• Koldioxidutsläpp från transporter:
  Minska de genomsnittliga koldioxidutsläppen per utlevererad försändelse med 30 % till och med år 2030 (basår 2024), genom att:
  • öka andelen svanenmärkta och andra miljöklassade frakter,
  • optimera emballagevolymer så att onödig vikt och tomrum i försändelser minimeras,
  • minska returandelen genom bättre produktinformation och storleksguider.
• Energianvändning i lager och kontor:
  Minska den totala energianvändningen per omsatt miljon kronor med 20 % till och med år 2030 (basår 2024), genom att:
  • successivt byta till energieffektiv belysning och utrustning,
  • optimera driftstider för värme, ventilation och IT-utrustning,
  • öka medarbetarnas medvetenhet om energieffektiva arbetssätt.
• Avfallshantering och återvinning:
  Öka andelen sorterat och återvunnet avfall från lager- och kontorsverksamhet till minst 90 % till och med år 2028 (basår 2024), genom att:
  • införa tydligare sorteringsrutiner och märkning,
  • jobba mot ett papperslöst kontor,
  • återanvända emballage där det är lämpligt,
  • använda miljövänlig tejp,
  • följa upp sorteringsgrad tillsammans med avfallsentreprenör.
• Utbildning och medvetenhet (miljö):
  Säkerställa att 100 % av medarbetare och återkommande konsulter som arbetar i lager, logistik eller inköp genomgår miljö- och hållbarhetsutbildning minst en gång per år, dokumenterat i vårt kompetensarbete.
• Miljömärkta kontorsmaterial:
  Uppnå att minst 95 % av papper, block, pärmar och liknande kontorsmaterial som köps in från och med 2026 är miljömärkta (till exempel Svanen, EU Ecolabel eller motsvarande).

Miljömålen följs upp minst årligen genom nyckeltal och jämförelse mot basår. Utfallet analyseras i samband med ledningens genomgång, och vid behov uppdateras mål, åtgärder och tidsramar.

Mänskliga rättigheter och arbetsvillkor

Security Store accepterar inte någon form av tvångsarbete, barnarbete, människohandel eller diskriminering. Som svensk aktör är vår miniminivå att följa svensk lagstiftning och relevanta internationella konventioner – både i vår egen verksamhet och i våra viktigaste leverantörsled.

Vi verkar för goda och säkra arbetsvillkor, likabehandling och icke-diskriminering. Vi uppmuntrar en öppen dialog om arbetsmiljö, säkerhet och utveckling, och vi ser avvikelserapportering och förbättringsförslag som en naturlig del av vår verksamhet.

Samhällsansvar

Vi tar ansvar för hur vår verksamhet påverkar samhälle och miljö. Vårt arbete inom socialt ansvar omfattar bland annat:

• samarbeten med aktörer som främjar trygghet, säkerhet och hållbarhet,
• stöd till initiativ och projekt som stärker det lokala samhället,
• arbete för mångfald, jämställdhet och goda arbetsvillkor.

Affärsetik och antikorruption

Security Store har nolltolerans mot alla former av mutor, bestickning, otillbörliga förmåner och korruption. Alla som företräder bolaget ska agera med ärlighet, integritet och professionalism.

Det innebär bland annat att vi:

• följer gällande lagar, branschregler och interna riktlinjer vid inköp, upphandlingar och samarbeten,
• undviker intressekonflikter och redovisar potentiella jävssituationer öppet,
• ställer motsvarande krav på våra leverantörer och samarbetspartners.

Dataskydd och informationssäkerhet

Vi hanterar personuppgifter och annan känslig information på ett säkert sätt och i enlighet med GDPR och tillämplig dataskyddslagstiftning. Våra interna rutiner syftar till att skydda kunders, leverantörers och medarbetares uppgifter från obehörig åtkomst, förlust eller missbruk.

De produkter och lösningar vi tillhandahåller, till exempel kamera- och kroppskamerasystem, ska kunna användas på ett sätt som stödjer dataskydd, spårbarhet och integritet när de konfigureras korrekt av kunden.

Leverantörer och uppförandekod

För att säkerställa att våra värderingar följs även i leverantörsledet har vi en särskild uppförandekod för leverantörer. Den beskriver våra krav på bland annat arbetsvillkor, mänskliga rättigheter, miljöhänsyn, kemikaliehantering, dataskydd, affärsetik och antikorruption.

Läs mer: Uppförandekod för leverantörer

Vid val och omförhandling av leverantörer med betydande miljöpåverkan – till exempel transport- och logistikpartners samt större produktleverantörer – prioriterar vi leverantörer som har ett dokumenterat miljöledningssystem, gärna certifierat enligt ISO 14001 eller likvärdig standard. Vi verkar i en specialiserad bransch med ett begränsat antal möjliga leverantörer och kan därför inte alltid kräva formell certifiering, men när sådan saknas ska leverantören kunna visa upp ett strukturerat miljöarbete som i praktiken motsvarar dessa principer.

För våra viktigaste leverantörer, särskilt transport- och logistikpartners, går vi längre än de grundläggande kraven i uppförandekoden. Dessa leverantörer förväntas årligen tillhandahålla relevant miljödata kopplad till de tjänster som utförs för vår räkning, såsom uppskattade koldioxidutsläpp, översikt över fordonsflotta och större logistiklösningar samt genomförda eller planerade åtgärder för att minska utsläpp. Denna information sammanställs och används som underlag när vi följer upp våra miljömål, utvärderar leverantörer och ställer krav på fortsatt förbättring.

Agenda 2030 och hållbar utveckling

Security Store stödjer FN:s globala mål för hållbar utveckling (Agenda 2030). Genom våra produkter, våra leveranser och vårt sätt att arbeta bidrar vi särskilt till:

• Mål 3 – God hälsa och välbefinnande: genom personlig skyddsutrustning och säkerhetslösningar som minskar skador och olyckor.
• Mål 8 – Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt: genom att erbjuda seriösa, långsiktiga samarbeten och ställa krav på goda villkor i leverantörsledet.
• Mål 11 – Hållbara städer och samhällen: genom lösningar som ökar tryggheten i offentliga miljöer.
• Mål 12 – Hållbar konsumtion och produktion: genom svanenmärkta frakter, minskade returer, resurseffektivitet och krav på leverantörer.
• Mål 13 – Bekämpa klimatförändringarna: genom fokus på transporter, energi och materialval.
• Mål 16 – Fredliga och inkluderande samhällen: genom produkter och tjänster som stödjer rättssäkerhet, ordning och trygghet.

Avvikelsehantering

Alla avvikelser som påverkar kvalitet, miljö, leveranssäkerhet, informationssäkerhet eller efterlevnad av våra policyer registreras i ett gemensamt avvikelseregister. Exempel kan vara felplock, försenade leveranser, reklamationer, IT-störningar eller avsteg från fastställda rutiner.

För varje avvikelse utses en ansvarig person som analyserar orsaken, föreslår korrigerande åtgärder och, vid behov, förebyggande åtgärder för att minska risken för upprepning. Återkommande eller allvarliga avvikelser leder till översyn av berörda processer, rutiner eller leverantörsrelationer.

Uppföljning av avvikelser och genomförda åtgärder sker löpande i verksamheten och minst kvartalsvis i relevanta lednings- och teammöten. Sammanfattade resultat ingår i den årliga genomgången av kvalitets- och miljöarbetet.

Ansvar, egenkontroll och årlig revision

Verksamhetens dagliga kvalitet och miljöprestanda är ett ansvar för varje medarbetare. Processägare och funktionsansvariga har ansvar för att deras processer efterlevs och utvecklas i linje med denna policy och våra mål. Egenkontroll av nyckeltal och kritiska processer sker löpande och minst kvartalsvis.

Årligen genomförs en samlad genomgång av kvalitets- och miljöarbetet, där ledning och styrelse följer upp:

• utfall mot uppsatta kvalitets- och miljömål,
• avvikelser, reklamationer och kundfeedback,
• resultat från interna kontroller och eventuella externa granskningar,
• leverantörsuppföljning och miljödata,
• förslag till förbättringar och uppdateringar av mål och rutiner.

Våra arbetssätt för kompetensstyrning, bemanningsberedskap och årlig miljöuppföljning av leverantörer är därmed en integrerad del av vårt kvalitets- och miljöledningsarbete.

Sammanfattning

Security Store Sweden AB kombinerar kvalitet, miljöhänsyn och etiskt ansvar med starkt kundfokus. Genom ett strukturerat kvalitets- och miljöledningsarbete, tydliga mål och krav på oss själva och våra leverantörer vill vi vara ett föredöme i säkerhetsbranschen och bidra till ett tryggare och mer hållbart samhälle.

Kompletterande dokument: Uppförandekod (Code of Conduct)